KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI QUỸ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NINH BÌNH

     Thực tế cho thấy trong quá trình triển khai hoạt động của tất cả các lĩnh vực, công tác văn thư lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ thể hiện ở chỗ: Bất cứ hoạt động nào của đơn vị cũng đều được cụ thể hóa bằng văn bản, tài liệu; Văn bản, tài liệu là căn cứ để thực hiện đánh giá, khen thưởng, xử lý vi phạm.

     Tại Quỹ Đầu tư phát triển Ninh Bình, từ khi được kiện toàn và đi vào hoạt động độc lập từ tháng 6/2010, công tác văn thư, lưu trữ cũng được hình thành và có vai trò là “huyết mạch” trong hoạt động chung của cơ quan, đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho Lãnh đạo quản lý, điều hành công việc.

(Hình ảnh làm việc của CBNV Văn phòng Quỹ ĐTPT Ninh Bình)

     Đối với hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ, tất cả các bộ phận trong cơ quan đều có liên quan trực tiếp tại các khâu: Soạn thảo văn bản, xử lý văn bản, lưu trữ.

     Trong thời gian qua để làm tốt và nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, Quỹ Đầu tư phát triển Ninh Bình đã triển khai thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, người lao động thuộc Quỹ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Qua đó đưa hoạt động văn thư, lưu trữ của Quỹ từng bước đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay; khai thác và sử dụng có hiệu quả các tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định.

     Hiện nay, bộ phận văn thư lưu trữ của Quỹ được bố trí 02 nhân viên có trình độ đại học và đều có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Mặc dù chưa có điều kiện để được đào tạo thường xuyên nhưng cán bộ đã chủ động nghiên cứu văn bản, tài liệu liên quan để hoàn thành tốt công việc văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định.

     Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, Quỹ đã kịp thời áp dụng và triển khai có hiệu quả phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT - iOffice trong quá trình xử lý và phân phối văn bản.

     Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được Ban Giám đốc Quỹ quan tâm như: Mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị văn phòng (bàn, tủ, kệ, hộp, bìa, …) và các loại máy móc phục vụ công tác văn thư (máy tính, máy in, máy photo, …).

     Nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, người lao động Quỹ đã đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao để đánh giá bình xét thi đua khen thưởng hàng năm đối với cá nhân, tập thể thuộc Quỹ.

     Để đảm bảo việc lưu trữ đúng quy định, trong thời gian qua công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đã được Quỹ đặc biệt chú trọng. Quỹ đã mời đơn vị chuyên môn là Công ty Cổ phần Dịch vụ Hành chính Văn phòng Thăng Long phối hợp và hướng dẫn công tác chỉnh lý. Đến nay đã có tổng số 37,3 mét dài hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý và lưu kho đúng quy định.

(Hình ảnh hồ sơ, tài liệu chỉnh lý được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp

trên kệ lưu trữ)

     Hiện nay Quỹ đã bố trí 02 kho lưu trữ với trang thiết bị đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định: Hồ sơ lưu trữ trong toàn Quỹ ước khoảng 70,7 mét dài hồ sơ tài liệu. Với kho lưu trữ độc lập, diện tích 46,5 m² (bao gồm 02 phòng lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Văn phòng và 01 phòng lưu trữ hồ sơ, tài liệu của phòng Tài chính - Kế hoạch); Có hệ thống điện chiếu sáng, bình chữa cháy và thiết bị báo cháy tự động, trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu, hồ sơ lưu trữ đầy đủ.

(Hình ảnh Kho tài liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Văn phòng)

(Hình ảnh kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phòng Tài chính - Kế hoạch)

     Việc bảo quản, sử dụng con dấu của Quỹ được triển khai và thực hiện đảm bảo chặt chẽ, theo quy định của pháp luật và chế độ bảo mật của Nhà nước.

     Việc triển khai ứng dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoạt động thông suốt; việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định đã rút ngắn thời gian phát hành văn bản, giúp Lãnh đạo Quỹ thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi, phân công và phê duyệt văn bản. Việc phân công, phê duyệt văn bản được thực hiện mọi lúc mọi nơi bằng nhiều phương tiện khác nhau như máy tính, điện thoại di động....

(Hình ảnh minh họa sưu tầm về tài liệu số hóa)

     Việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Quỹ ban đầu đã được triển khai có hiệu quả. Văn bản, tài liệu đến và đi phần lớn được scan sau đó lưu chuyển trên phần mềm đã giúp Quỹ tiết kiệm chi phí in ấn, rút ngắn thời gian tra cứu văn bản.

     Định hướng của Ban Lãnh đạo Quỹ trong thời gian tới là tiếp tục đẩy mạnh quy trình chữ ký số đối với văn bản đi, nghiên cứu nâng cao số lượng tài liệu được số hóa từ đó đi tới hiện đại hóa các khâu trong quy trình xử lý nhiệm vụ và góp phần thực hiện có hiệu quả công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Tác giả bài viết: Văn phòng